Logiciel de gestion d'infrastructures publiques
Gérez vos infrastructures à partir d’un plan ou d’une photo dans une interface intuitive et assurez le suivi des locations grâce à une gestion centralisée des espaces ou équipements louables, services associés et contacts.
Une plateforme de travail sur mesure
MCA Utilities est un logiciel de gestion hautement flexible, auquel vous pouvez ajouter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Toutefois, pour vous guider dans votre choix d’outil de gestion, nous vous proposons 3 versions de base, avec plus ou moins de fonctionnalités.
Packs MCA Utilities U-1200 à U-1600
U-1200
- Gestion visuelles des infrastructures
- Gestion des produits et prestations
- Devis, bons de commandes et fiche de travail
- Facture avec QR-code
- Graphe et statistiques
- Comptabilité générale
- Comptabilité auxiliaire
- Décompte TVA
- Regroupement de paiements
U-1400
- U-1200
- Planning
- Gestion des stocks
- Retour marchandise
- Acomptes et notes de crédit
- Note de frais (mobile)
U-1600
- U-1400
- Portail en ligne
- Géolocalisation (flotte de véhicules ou équipements)
Avec MCA Utilities
Pilotez votre activité en toute sérénité
MCA Utilities, logiciel suisse destiné à la gestion des infrastructures publiques, offre une vue d’ensemble des infrastructures communales en précisant la disponibilité et les réservations pour les espaces et équipements louables.
Une gestion visuelle de vos locaux, véhicules utilitaires, dépôts ou encore terrains de sports à partir d’une image satellite ou du plan de la commune téléchargé directement dans le logiciel.
Pour les infrastructures louables, le logiciel génère automatiquement les factures de la période de location selon le type d’objet loué et les prestations complémentaires.
- Gestion visuelle de toutes les infrastructures
- Aperçu des informations sur les infrastructures et les équipements, matériels ou le personnel associés depuis l’interface visuelle
- Factures automatiques et périodiques pour les locations
- Rabais pour les locataires réguliers
- Statistiques liées aux infrastructures
- E-mails et SMS automatisés pour les communications clients
Solution modulable
Modules de base compris avec MCA Utilities
Base ERP - CRM - CMS
Gestion administrative des infrastructures publiques, avec possibilité d’ajouter des taxes ou des remises et factures définies pour les périodes de location. Suivi des tâches et des échanges avec les locataires, avec gestion des contacts et historiques. Inclut également la possibilité d’associer à vos locaux des évènements et locataires par période, avec l’aperçu des informations techniques des infrastructures, disponible depuis la photo ou les plans de votre commune. Modèles de contrats ou de correspondances.
Module Planning
Gestion planning, que ce soit pour la disponibilité des objets à louer, les horaires de employés ou la planification de séances.
Module Booking
Gestion des réservations en ligne pour la location de salles, véhicules ou autres, avec paiement sécurisé.
Module Tracking
Gestion de flottes de véhicules, avec géolocalisation via une carte dynamique et enregistrement des heures d’utilisation/kilomètres parcourus.
Module Reporting
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Modules complémentaires
Il est possible d'ajouter des modules complémentaires au logiciel. N’hésitez pas à consulter notre page de modules pour connaître les options disponibles.
Les avantages d’un logiciel flexible
Cloud computing et dématérialisation des processus
- Accès aux données en tout lieu et à tout moment
- Coûts réduits en matière d’infrastructure (parc informatique)
Conforme à la législation & réglementation
- Comptabilité et gestion de vos opérations conformes aux normes légales les plus récentes.
- Conformité avec la norme ISO 20022, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), à la facture avec QR-Code, etc.
Intégration aisée et vaste compatibilité
- Ajouts rapide et simple de modules et services, avec comme socle une banque de données unique
- Vaste interopérabilité avec vos applications tierces, votre outil de e-commerce, différents OS (Windows, Mac, Android et Linux) et vos machines tierces
Taillés sur mesure
- Personnalisables et accessibles (mobile, tablette, PC/Mac)
- Interface multilingue, adaptable au goût et couleurs de votre société (FR, EN, DE, IT)
Haute sécurité, protection, disponibilité et confidentialité de vos données
Est prioritaire pour MCA la sauvegarde, les droits d’accès, le stockage des données en Suisse en cloud privé sécurisé, vous apportant :
- Confiance accrue de votre clientèle, de vos fournisseurs et collaborateurs
- Réputation préservée
Plateforme de travail partagée
- Synchronisation des documents et données avec historique des modifications
- Différents niveaux d’accès selon les profils établis
Évolutivité et amélioration continue
- Nouvelles fonctionnalités et améliorations applicatives régulières, ce qui favorisent les bonnes pratiques métier et améliorent vos opérations
- Nouveaux services proposés en accord avec les besoins exprimés par les clients, les tendances du marché et de la technologie
Fonctionnalités clés
Une gestion simple des infrastructures
Gestion des infrastructures
Vous générez les différentes infrastructures de votre commune, qu’il s’agisse de locaux, de salles, de dépôts, d’équipements techniques (véhicules utilitaires, des matériaux de signalisation…), ou d’équipements sportifs (terrain de foot, terrain de basket, gymnase…).
Vous associez à un lieu les équipements, les stocks de matériel ou le personnel sur place. Les données équipements et matériel sont étoffées, en commençant par le descriptif, type d’article, la quantité, ou les tarifs fournisseurs ou de location associés. Dans le cas de véhicules utilitaires, les données sont également étoffées, avec le type, la marque, le modèle et l’immatriculation.
MCA Utilities vous procure une interface graphique, plan ou image, qui vous permet d’avoir une vue globale de vos infrastructures. Vous situez et gérez ainsi simplement et efficacement les lieux et équipements en temps réel, avec un visuel clair des disponibilités pour les différentes activités communales ou les locations.
En sélectionnant un lieu sur le plan dans l’interface visuelle, vous pouvez directement consulter les informations liées aux équipements ou personnel sur place.
Le module de Tracking vous permet de connaître l’emplacement de vos véhicules (voiture utilitaire, tracteur, chasse-neige…) sur une carte virtuelle dynamique. Vous surveillez l’état de chaque véhicule et planifier les maintenances préventives grâce à l’enregistrement des kilomètres effectués et/ou temps d’utilisation.
Gestion des locations
MCA Utilities assure la gestion des locations de vos divers salles, véhicules, matériels ou autres éventuels objets à louer, en vous offrant un visuel clair de des disponibilités ou évènements prévus pour chaque objet.
Vous associez un évènement à une salle louable par exemple en y ajoutant les organisateurs/locataires ainsi que l’éventuel matériel mis à disposition. Les informations sur les évènements prévus en lien avec une infrastructure peuvent être consultés depuis l’interface visuelle.
Les données locataires sont étoffées, en commençant par les données personnelles, puis les données de contact et de facturation.
Le module MCA Booking, système de réservation en ligne, simplifie la gestion des locations. Les personnes souhaitant louer une salle par exemple peuvent le faire directement depuis votre site web, en sélectionnant l’objet à louer et les dates et heures souhaités. Un calendrier des réservations indique les disponibilités des objets à louer par date.
Des messages liés aux réservations, comme un message de confirmation ou un rappel de réservation, peuvent être envoyés automatiquement au locataire par SMS ou e-mail.
Les réservations sont compilées dans un calendrier (synchronisation calendriers Google, Outlook, etc.) pour un aperçu en temps réel de toutes réservations et des informations qui les concernent.
Les paiements des locations peuvent être gérés par le biais d’un système paiement en ligne ou d’un système de facturation automatique.
Gestion des stocks de matériel
Vous gérez l’approvisionnement en fonction de l’état des stocks et des besoins en matériel ou équipement, avec un suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des paiements de facture fournisseurs.
Les fiches fournisseurs sont mises à jour à chaque nouvelle transaction pour vous fournir un historique complet.
Si vous disposez de plusieurs sites de stockage, vous contrôlez l’entreposage de vos stocks et localisez aisément les articles dont vous avez besoin parmi vos différents sites.
Communication avec les locataires
Vous avez la possibilité de générer des e-mails et des sms automatisés afin de communiquer avec vos locataires sur vos services.
Vous les informez en toute simplicité des nouvelles qui leurs seront utiles : changement du règlement d’une infrastructure, nouvelle installation disponible, etc.
Rapport
Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.
Vous pourrez ainsi observer les périodes de haute/basse fréquentation afin de prévoir les révisions des infrastructures aux périodes creuses.
Facturation
Les factures pour les objets louables sont définies pour la période de location et sont générées automatiquement en fonction des paramètres que vous avez fixés.
La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur. D’autres taxes ou remises peuvent être ajoutées, telles qu’un rabais pour les locataires réguliers.
Les factures de mise en forme professionnelle se génèrent grâce à un document-type pré-paramétré.
La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel et les rappels sont aussi simples à utiliser que les factures elles-mêmes.
Comptabilité
La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Utilities intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.
Planning
MCA Utilities intègre une gestion des plannings : vous planifiez les locations ou la maintenance des infrastructures. Vous pouvez par exemple programmer les révisions et travaux de maintenance en marge des périodes de haute fréquentation.
Vous cherchez plus de simplicité dans la gestion de vos infrastructures ?
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Pour résumer
MCA Utilities offre une solution complète de gestion d'infrastructures publiques en Suisse, permettant aux entreprises et aux organismes de gérer efficacement leurs locaux, équipements, et ressources.
Ce logiciel de gestion hautement flexible propose plusieurs versions de base avec des fonctionnalités adaptées aux besoins de chaque utilisateur.
Grâce à une gestion visuelle des infrastructures, les utilisateurs peuvent avoir une vue d'ensemble de leurs locaux, véhicules, et équipements, en utilisant des plans ou des images satellites.
De plus, le logiciel simplifie la gestion des locations, générant automatiquement des factures périodiques pour les espaces et équipements louables, avec la possibilité d'envoyer des communications automatisées aux locataires.
Les fonctionnalités de comptabilité, de facturation, et de rapport sont intégrées pour faciliter la gestion administrative.
MCA Utilities offre également une solution modulable pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, avec la possibilité d'ajouter des modules complémentaires.
En mettant l'accent sur la sécurité des données, la conformité légale, la mobilité, et la personnalisation, ce logiciel constitue une solution complète pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leurs infrastructures publiques.
Pour en savoir plus sur la manière dont MCA Utilities peut améliorer la gestion de vos infrastructures, n'hésitez pas à demander un devis personnalisé.
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